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Digitale Meetings und Videochats im Homeoffice - Das musst du wissen!

Autor

Dennis Borchers

Der Mann für das geschriebene Wort und das Marketing bei den Technikeulen. Leidenschaftlicher Autor und Mentor - Digital und trotzdem nah am Menschen.

Zuletzt aktualisiert:
October 19, 2020
Lesezeit:
4
Minuten

Digitale Meetings und Videochats im Homeoffice - Das musst du wissen!

In Zeiten der Corona-Pandemie wirkt sich der Virus besonders stark auf die Arbeitswelt der meisten Unternehmen und die hiermit verbundenen Arbeitnehmer aus. Unternehmen bauen auf digitale Lösungen und die Arbeit von zuhause aus. Im sogenannten Homeoffice werden weiterhin alle alltäglichen Aufgaben, welche man sonst auf der Arbeit erledigt hätte, zur großen Herausforderung.

Auf der einen Seite ist das Arbeiten von zuhause aus recht ungewohnt. Wie das Homeoffice organisiert werden sollte und auf was zu achten ist, findest du in unserem Artikel zum Thema „Die perfekte Arbeitsumgebung im Homeoffice - Wie geht das?“.

Auf der anderen Seite vermisst man seine Kollegen. Das Gespräch bei einer Tasse Kaffee, der Plausch in der Frühstücks- oder Mittagspause. Alles Dinge die zur sozialen Integration - nein zum Alltag - dazugehören. Entreißt man dem Menschen nun gerade diese Umgebung, werden schlechte Launen und negative Emotionen stärker und nehmen meist Überhand. Dies merkt man leider erst dann wenn es zu spät ist.

Auch stellt sich die Herausforderung ein z. B. wöchentliches Meeting mit Kollegen und Vorgesetzten oder einem möglichen Kunden abzuhalten. Dabei stellen sich u. a. die Fragen, wie das genau funktioniert, welche Softwarepakete für private und kommerzielle Zwecke existieren und welche Daten erhoben werden.

Doch wie genau kann man nun die beiden Herausforderungen meistern?

Die Lösung - Online-Meetings und Videochats

Für jedes digitale Problem wird meist eine Lösung gefunden. So auch für die Meeting Problematik. Eine Online-Videochat Software kann hierbei Abhilfe schaffen.

Die wohl bekanntesten, aber auch weltweit am häufigsten genutzten Tools bzw. Softwarepakete sind Zoom.us, Google Hangouts, Skype (for Business), Microsoft Teams und Jitsi.org.

Bis auf Skype for Business und Microsoft Teams, sind die restlichen Softwaretools bzw. Videochatprogramme kostenfrei und sehr einfach in der Nutzung und Bedienung. Für Zoom.us gelten jedoch gerade im Unternehmenskontext verschärfte Regeln, da die Nutzerdaten in den Vereinigten Staaten gespeichert werden. Hier herrscht ein anderes Datenschutzgesetz als in Deutschland, weshalb gerade vorsichtige Menschen hier eher nicht glücklich werden dürften. Hierzu jedoch später mehr.

Kostenfaktor, Nutzerfreundlichkeit, Funktion - Was können die Tools?

Ich persönlich nutze Zoom sehr gerne für kurze Meetings mit Freunden und Bekannten, da es die von den genannten Produkten einfachste Nutzeroberfläche anbietet. In Zoom können Meetings im Vorwege geplant und für 45 Minuten (in der kostenfreien Version) und bei Bedarf eine Aufzeichnung des Meetings durchgeführt werden. Die Videodatei wird abschließend auf dem PC des Aufzeichnenden abgespeichert. Außerdem ist es möglich Video und Mikrofonfunktionen abzuschalten oder neue Teilnehmer hinzuzufügen. Dies geschieht entweder über eine Meeting-ID, welche im Tool selbst angefordert oder via Mail bzw. Einladungslink versendet werden kann.

Zur nützlichsten Funktion aller genannten Tools gehört jedoch das Teilen von Dokumenten, Präsentationen und anderen Inhalten. Ein Teilnehmer des Meetings kann, sollte der Meeting-Leiter es wünschen, die Freigabe zum Teilen des Desktops erteilen. Mithilfe dieser Freigabe kann nun ein Meeting-Teilnehmer seinen Bildschirm bzw. Desktop und den Ton teilen. Praktisch, wenn Videos oder Präsentationen zur Debatte stehen.

Des Weiteren ist es ein Einfaches während des Meetings in Zoom z. B. Mitschriften - wie auch bei anderen Diensten - über z. B. Word sehr einfach anzufertigen. Das Videochat-Fenster ist verschiebbar und individuell anpassbar.

Eine integrierte Miniaturansicht ermöglich so z. B. die alleinige Fokussierung auf die sprechende Person. Praktisch, wenn z. B. nicht der geteilte Inhalt, sondern das Gesagte vom Schriftführer notiert werden soll.

Für Zoom-Meetings ist jedoch nicht nur ein Nutzerkonto, sondern auch eine zu downloadende Software notwendig. Das Gleiche gilt für Microsoft Teams sowie Skype for Business.

Google Hangouts und Jitsi.org hingegen arbeiten auf einer webbasierten Lösung, was soviel bedeutet wie: Keine Software, sondern nur ein Konto und der Link zum Meeting sind notwendig. Hier bekommst du jedoch nicht die Funktion das Meeting aufzuteilen.

Alles hat in gewisser Art und Weise seine Vor- und Nachteile.

Datenkrake Zoom.us - Was passiert mit meinen Daten?

Ich muss an dieser Stelle ganz ehrlich sein. Ich persönlich habe kein Problem damit, dass über Zoom Daten zu meiner Person auf einem Server in den USA zwischengespeichert werden. Ich habe nichts Wesentliches zu verbergen. Dies gilt aber auch nur für mich und im privaten Umfeld.

Hättest du jedoch einen Business-Call, möchtest ein Meeting organisieren oder arbeitest an streng vertraulichen Informationen, solltest du Abstand von Zoom nehmen. Hier würde ich immer eine kostenpflichtige Version von Microsoft Teams oder Skype vorschlagen.

Als kostenfreie Version ist jedoch auch die Verwendung von Google Hangouts empfehlenswert. Viele europäische Unternehmen arbeiten ausschließlich mit Googles Software für Videokonferenzen.

Das passende Zubehör - zeigt euch!

Zur Verwendung von Videochat-Software - wie der Name schon sagt - ist es immer empfehlenswert einen Laptop mit guter Webcam zu kaufen oder eine externe Webcam anzuschließen. Auch sind Kopfhörer mit integriertem Mikrofon, sogenannten Headsets, ein Must-Have.

Während du störende Geräusche durch den Kopfhörer ausblenden kannst, bekommst du ebenfalls die Möglichkeit das Mikrofon in seiner Sprach-Sensibilität so anzupassen, dass die störenden Geräusche nicht an die anderen Meeting-Teilnehmer weitergegeben werden.

Solltest du kein Interesse an einem Headset haben, bieten viele Laptops die Möglichkeit über z. B. einen AUX-Anschluss (Kopfhörer-Anschluss)ein In-Ear Kopfhörer anzuschließen. Diese arbeiten i. d. R. ohne Mikrofon. Verfügt das In-Ear Headset jedoch über ein integriertes Mikrofon, müsst ihr sicherstellen, dass die Kopfhörer-Buchse auch für ein solches Headset geeignet ist oder ihr einen separaten Mikrofon-Anschluss besitzt. Diese sind an den meisten Geräten in Grün (Kopfhörer) und Pink (Mikrofon) markiert.

Im Notfall eignet sich natürlich auch immer das integrierte Mikrofon des Laptops. Aber mal ganz im Ernst? Die integrierten Mikrofone sind einfach... nicht gut. Ihr bekommt bereits für wenige Euros ein viel besseres Klangerlebnis. Nutzt die Chance und tut euch und euern Zuhörer den Gefallen!

Geeignetes Zubehör findest du am Ende dieses Artikels.

Und nun wünsche ich dir noch einen schönen Tag und viel Spaß bei deinem ersten Online-Meeting!

Das Wichtigste in der Zusammenfassung

Im Artikel erwähnte Produkte

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